20 Oktober adalah Hari Kelebihan Beban Informasi. Anda tidak tahu itu? Mungkin karena informasi spesifik itu hilang dalam banjir informasi yang Anda terima setiap hari.

Kami biasa mendapatkan semua informasi kami dari surat kabar (kertas), majalah (kertas), lima saluran TV dan … yah, itu adalah sumber utama. Sekarang data berasal dari vendor tersebut dan banyak lagi lainnya! Internet dan TV menyediakan data 24/7; email dan ponsel cerdas memberi kami kemampuan untuk mengirimkan informasi kepada orang-orang 24/7. Wah! Aku lelah hanya memikirkannya.

Jadi, selain mencabut komputer atau membuang ponsel cerdas Anda, apa yang dapat Anda lakukan? Pada dasarnya ada tiga opsi:

Kurangi jumlah informasi yang masuk
Tingkatkan jumlah informasi yang mengalir keluar
Buat sistem untuk data yang Anda simpan
Mengambil tindakan pada salah satu dari opsi ini akan mengurangi beberapa kewalahan. Tetapi rencana yang menggunakan kombinasi opsi adalah yang terbaik.

Kurangi jumlah informasi yang masuk. Mari kita bicarakan secara spesifik.

Satu surat kabar harian, satu majalah mingguan dan satu majalah bulanan adalah jumlah bahan bacaan yang masuk akal untuk hari, minggu atau bulan. Jika Anda pembaca yang cepat, Anda mungkin bisa membaca beberapa publikasi lagi.

Singkirkan item yang tidak Anda baca. Apakah itu publikasi kertas atau elektronik, berhenti berlangganan. Anda selalu dapat berlangganan kembali di masa mendatang. Tetapi jika Anda tidak membacanya, maka mereka tidak perlu mengacaukan ruang atau komputer Anda.

Hilangkan penawaran kartu kredit: 888-567-8688.

Hilangkan surat melalui Direct Marketing Association. Pastikan untuk mengirimkan formulir untuk setiap variasi nama Anda.

Kontrol katalog, kupon, buku telepon, pamflet, buletin, dan lainnya dengan menelusuri “pilihan katalog”.

Batasi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk mengumpulkan data. Apakah itu berita atau mengumpulkan informasi untuk membuat keputusan pembelian, putuskan kapan cukup sudah cukup.
Tingkatkan jumlah informasi yang mengalir keluar. Mari kita bahas detailnya.

Anda harus meluangkan waktu dalam jadwal Anda untuk membaca informasinya. Jika Anda adalah seseorang yang kesulitan mendaur ulang publikasi yang belum Anda baca, Anda harus menyediakan waktu untuk membacanya. Alternatifnya adalah memiliki tumpukan besar barang yang belum dibaca!

Jika Anda memiliki tumpukan majalah atau makalah, buatlah keputusan makro. Apa pun yang lebih dari usia tertentu akan didaur ulang. Untuk surat kabar harian atau majalah mingguan, bisa lebih dari sebulan. Untuk majalah bulanan, mungkin majalah itu berumur lebih dari tiga bulan.

Rencanakan waktu setiap hari untuk memproses surat dan email siput. Bersikaplah kejam dalam memutuskan apa yang akan disimpan dan apa yang akan dihapus.

Ambil setumpuk kertas. Setiap lembar kertas harus masuk ke salah satu kategori ini: tindakan, baca, arsip, sampah / hancurkan. Ambil kertas tindakan dan lihat berapa banyak yang bisa Anda tangani dalam sepuluh menit ke depan. Anda mungkin harus membayar tagihan, menambahkan acara ke kalender, atau melakukan tindakan lain. Apakah kelebihan Anda berkurang?
Buat sistem untuk data yang Anda simpan. Mari kita bicara tentang organisasi fungsional.

Buat sistem pengarsipan yang baik untuk informasi referensi Anda. Baik dalam format kertas atau elektronik, memiliki cara untuk menyimpan informasi yang mungkin perlu Anda rujuk dalam seminggu atau sebulan sangatlah penting. Saya tidak berbicara tentang item yang perlu Anda tindak lanjuti. Saya berbicara tentang data untuk referensi saja.

Merancang sistem untuk memproses data terkait tindakan. Acara untuk membalas, layanan rumah ke jadwal, apa pun yang membutuhkan tindakan perlu diatur secara sistematis. Jangan takut! Ini harus sesuatu yang berhasil untuk Anda, sehingga bisa sedetail (atau tidak) yang Anda butuhkan. Anda mungkin memiliki daftar tugas berbasis kertas tempat Anda menulis semuanya. Anda mungkin menjadwalkan waktu tertentu di kalender Anda. Terserah kamu. Namun secara umum, jika Anda tidak memiliki tindakan untuk item yang “bergerak”, maka item tersebut tidak akan selesai.

Buatlah keputusan kertas versus elektronik untuk potongan-potongan kecil data. Sangat mudah untuk kewalahan jika Anda memiliki catatan di sobekan kertas, catatan tempel elektronik, situs web liatinfo yang ditandai sebagai favorit, email yang disimpan dengan informasi penting, dll. Persempit cara Anda menyimpan data dan Anda akan memiliki lebih sedikit tempat untuk meletakkan dan mengakses informasi.

Misalnya untuk informasi elektronik, saya menggunakan Diigo dan Evernote. Situs bookmark Diigo. Bookmark saya dapat diberi tag dengan kata-kata yang memiliki arti bagi saya dan dapat diakses dari komputer mana pun di dunia. Ia memiliki kemampuan lain juga. Evernote menyimpan “catatan” tentang segala hal yang ingin saya simpan informasinya. Catatan dapat diberi tag, dicari dengan mudah dan diakses dari komputer manapun. Anda dapat mengumpulkan informasi dari berbagai sumber. Ini bekerja untuk saya.